Een succesvol bedrijfsevenement organiseren is niet gemakkelijk. Er is veel om rekening mee te houden. Veel werk, dat wel. Maar het organiseren van een fantastisch evenement kan wel een absolute boost opleveren voor je bedrijf. Het is één van de beste marketingmiddelen om je bedrijf op de kaart te zetten en bovendien ook nog eens een leuk uitstapje voor de medewerkers. Het organiseren valt niet mee. Daarom hoog tijd om je een beetje op weg te helpen. Want hoe pak je dit precies aan? In dit artikel helpen we je op weg aan de hand van drie simpele stappen.
1. Bepaal het doel van jouw evenement
Een bedrijfsevenement kan om verschillende redenen worden georganiseerd. Meestal heeft het een zakelijke doelstelling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan teambuilding, maar ook aan het overdragen van zakelijke kennis en informatie met andere specialisten uit het vak. Een zaal huren in de buurt van Eindhoven kan pas wanneer je zeker weet wat het doel van het evenement is. Zo weet je ook zeker of de locatie hier wel bij past. Enkele voorbeelden van doelstellingen zijn:
- Motiveren van de medewerkers (vaak gezien bij een lagere productiviteit)
- Meer draagvlak creëren
- Belonen na goed werk (werkplezier vergroten)
- Imago vestigen of verbeteren
- Zaken doen (denk aan verkoop aan andere bedrijven, particulieren, enzovoorts)
2. Weet wie aanwezig zal zijn
Dan is het ook nog eens belangrijk om te weten wie er precies aanwezig zal zijn op het evenement. Wie is jouw doelgroep? Zijn dit ‘slechts’ de medewerkers binnen je bedrijf? Of nodig je ook mensen uit om zaken mee te doen of ervaringen mee uit te wisselen? Wanneer je doelgroep is bepaald, is het ook goed om te onderzoeken wat er nu leeft binnen deze groep. Welke belangen hebben zij bij het evenement? Deze belangen vormen de basis voor de activiteiten die je kunt plannen.
3. Bepaal het budget
Ook niet geheel onbelangrijk is het te besteden budget. Het is goed om te weten dat je een bedrijfsevenement meestal zo duur kunt maken als je zelf wilt. Een locatie hoeft zeker niet overmatig veel te kosten. Zoek je een evenementen locatie dichtbij Eindhoven? Dan zijn er genoeg mogelijkheden. Het is dan ook goed om ruim van tevoren de opties te bekijken. Locaties nabij grote steden zijn immers erg geliefd. Gewilde locaties kunnen dan ook al snel volgeboekt zitten. Wacht dus zeker niet te lang met het inplannen van jouw evenement. Schroom je ook niet om bij meerdere locaties een gesprek aan te vragen. Dit is de eenvoudigste manier om binnen je budget te blijven.
Let op: maak niet het gehele budget op aan de locatie. Naast de locatie moet er immers ook aan eten, activiteiten en eventueel zelfs vervoer worden gedacht. De kosten lopen op voordat je er erg in hebt. Merk je dat je het heel lastig vindt om dit alles zelf te regelen? Dan zou je ook iemand extern in kunnen schakelen om het evenement te organiseren.
