Werknemer mag geheim rapport inzien om zich na ontslag te kunnen verdedigen

[ADVERTORIAL] - Mag een werkgever een werknemer ontslaan op basis van een onderzoeksrapport, zonder dat die werknemer het volledige rapport mag inzien? Die vraag stond centraal in een zaak tussen een openbaar vervoersbedrijf en een oud-leidinggevende. Het Gerechtshof Den Haag vindt dat als het rapport een belangrijke rol speelt bij het ontslag, de werknemer de kans moet krijgen om de inhoud daarvan te controleren en zich daartegen te verdedigen.

De zaak draaide om een leidinggevende die al sinds 1985 bij het openbaar vervoersbedrijf werkte. Begin 2024 kwamen er signalen binnen van collega’s over de werksfeer op de afdeling Veiligheid en over het gedrag van onder meer deze leidinggevende. De werknemer werd geschorst. Vervolgens schakelde het bedrijf een extern onderzoeksbureau in om de werkcultuur binnen de afdeling te onderzoeken.

Dat onderzoek leidde tot een rapport met stevige conclusies. Er zou sprake zijn van ernstig verstoorde verhoudingen, een ‘verziekte’ werkcultuur en ongewenst gedrag. Op basis van die conclusies zette het openbaar vervoersbedrijf opnieuw stappen om het dienstverband met de man te beëindigen. In de procedure bij de kantonrechter bracht het bedrijf echter niet het volledige rapport in, maar alleen een deel daarvan: passages over de werknemer en de conclusies en aanbevelingen.

De kantonrechter ontbond de arbeidsovereenkomst wegens een verstoorde arbeidsverhouding. Daarbij kreeg het rapport veel gewicht. De werknemer kreeg wel een transitievergoeding van ruim 94.000 euro, maar geen billijke vergoeding. Volgens de kantonrechter had het openbaar vervoersbedrijf niet ernstig verwijtbaar gehandeld.

In hoger beroep eiste de werknemer alsnog inzage in het volledige rapport. Volgens hem kon hij zich zonder dat rapport niet goed verweren. Hij wist immers niet op welke feiten, verklaringen en omstandigheden de conclusies precies waren gebaseerd. Het bedrijf verzette zich daartegen en wees op de privacy en veiligheid van medewerkers die aan het onderzoek hadden meegewerkt. Ook zou vertrouwelijkheid zijn afgesproken met het onderzoeksbureau.

Het hof ging daar echter niet in mee. Volgens het hof heeft de werknemer een zwaarwegend belang bij inzage. Het openbaar vervoersbedrijf had het rapport zelf gebruikt als onderbouwing voor het ontslagverzoek. Ook de kantonrechter had de conclusies uit het rapport zwaar laten meewegen. Dan kan de werknemer niet worden afgescheept met alleen een samenvatting of enkele passages. Dat zou leiden tot ongelijkheid tussen partijen en kan een eerlijk proces in gevaar brengen.

Beide partijen moeten in een procedure volgens het hof een eerlijke kans krijgen om hun standpunten te onderbouwen en te bestrijden. Als de werkgever over het volledige rapport beschikt en de werknemer niet, terwijl dat rapport cruciaal is voor het ontslag, ontstaat een scheve verhouding.

Het bedrijf mag van het Hof het rapport wel pseudonimiseren, zodat namen en persoonsgegevens van geïnterviewde medewerkers afgeschermd worden. Verder krijgt de werknemer een strikte geheimhoudingsplicht opgelegd. en mag hij de inhoud van het rapport niet met derden delen, behalve voor zover dat nodig is in de gerechtelijke procedure. Voor werkgevers is deze uitspraak een belangrijke waarschuwing. Wie een intern of extern onderzoeksrapport gebruikt als basis voor ontslag, moet er rekening mee houden dat de werknemer inzage kan krijgen in het volledige rapport. Een algemeen beroep op anonimiteit, vertrouwelijkheid of de AVG is dan niet zomaar voldoende.

Meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met RechtNet Advocaten via [email protected] of bel naar 073-6154311.